Czas czytania: 8 minut
Wystawcy porównują oferty agencji hostess po jednej liczbie na dole strony, a różnica między dwiema wycenami prawie nigdy nie leży w stawce godzinowej. Leży w tym, co do tej stawki wliczono. Oferta tańsza o kilkaset złotych potrafi kosztować więcej, bo nie ma w niej koordynatora, zastępstwa i wejściówek, a te pozycje i tak trzeba potem opłacić, tylko w pośpiechu i drożej.
Poniżej jest dziewięć pytań, które zadaje się agencji przed podpisaniem umowy. Nie służą do przepytywania, tylko do tego, żeby trzy oferty dało się zestawić pozycja po pozycji. Widełki, w których poruszają się polskie agencje, rozpisaliśmy osobno w zestawieniu stawek hostess na targi.
1. Kto dokładnie stanie na moim stoisku
Poważna agencja odpowiada na to konkretnie: przysyła sylwetki osób przypisanych do zlecenia, z aktualnym zdjęciem, poziomem języka i doświadczeniem targowym. Agencja, która zasłania się bazą liczącą kilka tysięcy osób i obiecuje dobór na tydzień przed wydarzeniem, mówi w praktyce, że jeszcze nikogo nie ma.
Ustal też, czy skład jest zamknięty. Jeśli umowa dopuszcza dowolne zamiany bez Twojej akceptacji, to zdjęcia, które oglądasz przy podpisie, nie mają znaczenia.
2. Co się stanie, jeśli ktoś zachoruje w drugim dniu targów
To jest najważniejsze pytanie z całej listy i jednocześnie to, za które naprawdę płacisz agencji. Różnica między agencją a zebraniem ekipy na własną rękę polega właśnie na tym, że ktoś inny ma obowiązek znaleźć zastępstwo w środku wydarzenia.
Zapytaj wprost: w jakim czasie pojawi się zastępstwo, kto pokrywa jego koszt i czy dostanę korektę faktury za godziny, których zabrakło. Odpowiedź w stylu „zawsze sobie radzimy" nie jest odpowiedzią. Poproś o zapis w umowie.
3. Czy w cenie jest koordynator
Przy jednej albo dwóch osobach koordynator nie jest potrzebny. Od czterech osób w górę ktoś musi pilnować grafiku, przerw, zmian i rozliczenia godzin, a jeśli nie robi tego agencja, robi to Twój człowiek od stoiska, czyli osoba, która miała rozmawiać z klientami.
Sprawdź, czy koordynator jest osobną pozycją w wycenie, czy jest wliczony, i czy jest fizycznie na miejscu, czy dostępny pod telefonem. To dwie różne usługi w tej samej cenie.
4. Jak liczycie godziny
Hala otwiera się o dziesiątej, ale zespół musi być na stoisku wcześniej: brief, przebranie, ustawienie materiałów. Po zamknięciu zostaje sprzątanie i zabezpieczenie ekspozycji. Jedne agencje liczą te godziny normalnie, inne doliczają je dopiero na fakturze.
Podaj w zapytaniu godziny otwarcia hali i zapytaj, ile godzin łącznie znajdzie się na fakturze. To pytanie zamyka najczęstszy spór po targach.
5. Kto zapewnia strój i kto płaci za wejściówki
Własna elegancka odzież w ustalonej kolorystyce mieści się w stawce i to jest standard rynkowy. Strój firmowy z Twoim logo to osobny koszt i osobny termin: agencja musi dostać rozmiarówkę i gotowe ubrania odpowiednio wcześniej, bo inaczej pierwszego dnia zespół stoi w swoim.
Wejściówki wystawiennicze dla obsługi wydaje organizator targów Tobie, nie agencji, więc niemal nigdy nie są wliczone w stawkę. Sprawdź w regulaminie targów, ile kart przysługuje Twojemu stoisku, zanim zamówisz sześć osób do puli czterech identyfikatorów.
6. Jaki jest poziom języka i jak go sprawdzacie
Na targach eksportowych deklarowany angielski komunikatywny bywa wszystkim, od swobodnej rozmowy o produkcie po dwa zdania powitania. Zapytaj, jak agencja weryfikuje poziom: rozmową rekrutacyjną, nagraniem, certyfikatem, czy oświadczeniem kandydata.
Jeśli Twoi goście są z Niemiec, poproś o krótką rozmowę wideo z osobą przypisaną do zlecenia. Piętnaście minut przed targami oszczędza cztery dni nieporozumień przy stoisku.
7. Kto przygotuje brief produktowy
Hostessa nie zna Twojego produktu i nie ma tego wiedzieć z góry. Ma natomiast wiedzieć, kogo zaczepić, co powiedzieć w trzech zdaniach, jakie pytanie zadać i kiedy przekazać rozmowę Twojemu handlowcowi. To wynika z briefu, który ktoś musi napisać.
Ustal, czy brief przygotowuje agencja na podstawie Twoich materiałów, czy oczekuje gotowego dokumentu, i kiedy zespół go dostanie. Brief wręczony rano pierwszego dnia jest briefem straconym.
8. Na jakiej podstawie pracują te osoby
Agencja zawiera umowy z osobami pracującymi na stoisku, rozlicza je i odpowiada za nie wobec Ciebie. Ty rozliczasz się z agencją na fakturę i to jest cały sens tego zakupu z punktu widzenia działu księgowego.
Jeżeli agencja proponuje, żebyś zapłacił ludziom bezpośrednio „dla uproszczenia", to nie jest uproszczenie, tylko przeniesienie na Ciebie obowiązków, których nie planowałeś. Przy większych wystawcach ten jeden zapis potrafi zablokować całą płatność w środku kwartału, więc warto go domknąć na etapie, na którym domyka się planowanie budżetu mediowego na całe wydarzenie.
9. Co obejmuje zgoda na zdjęcia z eventu
Obecność na stoisku i prawo do publikowania zdjęć tej osoby w Twojej reklamie to dwie różne rzeczy. Fotorelacja z targów wrzucona na profil firmowy zwykle mieści się w standardowej zgodzie. Kadr z hostessą użyty potem w kampanii, na billboardzie albo w katalogu produktowym to licencja, którą wycenia się osobno.
Jeśli planujesz materiał wizerunkowy, powiedz o tym przed targami. Kupienie licencji z góry kosztuje ułamek tego, co negocjowanie jej pół roku później, gdy zdjęcie już gdzieś wisi.
Czerwone flagi w ofercie agencji hostess
- Wycena bez rozbicia na pozycje, jedna kwota za całość i brak odpowiedzi na pytanie, co się w niej mieści.
- Brak jakiegokolwiek zapisu o zastępstwie przy zleceniu wielodniowym.
- Nacisk na szybkie podpisanie i zaliczkę przy jednoczesnym braku nazwisk i sylwetek.
- Portfolio złożone wyłącznie ze zdjęć stockowych, bez ani jednej realizacji targowej.
- Brak strony internetowej z danymi firmy albo dane, których nie da się dopasować do rejestru.
- Deklaracja, że agencja pobiera opłatę od osób zgłaszających się do pracy. To mówi o niej wszystko, także jako o kontrahencie.
Jak porównać trzy oferty, żeby porównanie miało sens
Wyślij ten sam brief do trzech agencji i zestaw odpowiedzi w tabeli o siedmiu wierszach: liczba osób, łączna liczba godzin na fakturze, koordynator, zastępstwo, strój, wejściówki, licencja na zdjęcia. Sumę wpisz na końcu, nie na początku.
Przy takim zestawieniu okazuje się zwykle, że oferty różnią się o kilka procent, a nie o kilkadziesiąt, i że najtańsza pozycja w tabeli to najczęściej ta, w której czegoś brakuje. Agencje z konkretnych miast i segmentów znajdziesz w katalogu agencji hostess, uporządkowane alfabetycznie, bez rankingu i bez opinii.
Co wpisać w zapytaniu, żeby dostać wycenę zamiast pytań
Agencje odpowiadają wyceną wtedy, gdy mają komplet danych, a rundą pytań wtedy, gdy go nie mają. Cała różnica to jedna strona tekstu, którą piszesz raz i wysyłasz do trzech agencji naraz.
- Nazwa i termin targów oraz miasto. Sama nazwa nie wystarcza, bo część imprez odbywa się w dwóch ośrodkach w różnych terminach.
- Numer hali i stoiska plus jego metraż. Metraż mówi agencji więcej o potrzebnej liczbie osób niż Twoje własne szacunki.
- Godziny otwarcia hali w każdym dniu. Osobno, bo dzień pierwszy i ostatni zwykle różnią się od pozostałych.
- Liczba osób i role. Obsługa stoiska, prezentacja produktu, koordynacja. Jeśli nie wiesz, napisz to wprost i poproś o rekomendację do metrażu.
- Języki i ich realny poziom. Wraz z informacją, skąd są Twoi goście.
- Kto zapewnia strój i czy masz gotowe ubrania firmowe z rozmiarówką.
- Czy powstaną zdjęcia i czy planujesz użyć ich później w reklamie.
Na końcu dopisz jedno zdanie: proszę o wycenę z rozbiciem na pozycje, z osobno wskazanym kosztem koordynatora i zasadami zastępstwa. Agencje, które to zignorują, odpadną same, bez żadnej rozmowy.
Z jakim wyprzedzeniem wysłać zapytanie
Cztery do sześciu tygodni przed dużymi targami branżowymi. W szczycie sezonu dostępna kadra w danym mieście jest zajmowana najpierw przez wystawców, którzy zapytali wcześniej, więc spóźnione zapytanie oznacza mniejszy wybór przy tej samej albo wyższej cenie. Przy targach w Kielcach warto dołożyć tydzień, bo część zespołu zwykle dojeżdża z innego miasta i trzeba domknąć nocleg.
Jeśli prowadzisz agencję i chcesz być widoczna dokładnie w tym momencie, w którym wystawca porównuje oferty, zasady i zakres pakietów opisuje cennik widoczności w katalogu.