Przejdź do treści

Hostessy na konferencje: cena, ile hostess na konferencję i obsługa rejestracji

Obsada liczona od liczby uczestników i punktów, przez które przechodzą, cztery policzone budżety i brief, po którym trzy agencje wycenią dokładnie to samo.

Krótka odpowiedź

Hostessa na konferencji kosztuje w wycenie agencji od 35 do 55 zł netto za godzinę, a z językiem obcym od 45 do 75 zł. Konferencja firmowa dla 120 osób to zwykle dwie hostessy i od 630 do 990 zł za dzień. Konferencja branżowa dla 300 osób to sześć osób z koordynatorem i od 2 520 do 4 050 zł. O liczbie ludzi decyduje poranny szczyt rejestracji, a nie sama lista gości.

Zobacz agencje hostess Stawki według typu wydarzenia

Jesteśmy katalogiem branżowym, nie agencją. Nie pośredniczymy w zleceniach i nie pobieramy prowizji od wyceny, którą dostaniesz.

Ile hostess na konferencję: obsada według liczby uczestników

Zespół liczysz od punktów, przez które przechodzi uczestnik, i od tego, ile osób przychodzi w najgorszej godzinie. Dla orientacji: organizator kongresu medycznego dla 1 200 lekarzy opisuje zespół 12 hostess, z czego osiem pracowało na czterech stanowiskach rejestracji, a konferencję branżową dla 300 osób ze strefą wystawców obsłużyło sześć osób.

Wydarzenie Obsada Gdzie stoją ludzie
Szkolenie, śniadanie prasowe, do 50 osób 1 osoba Rejestracja przy wejściu, potem mikrofon w czasie pytań i pomoc przy sali.
Konferencja firmowa, 50 do 150 osób 2 osoby Dwa stanowiska rejestracji w porannym szczycie, potem jedna osoba przy sali, druga przy wejściu i przerwie kawowej.
Konferencja branżowa z wystawcami, 150 do 400 osób 4 do 6 osób i koordynator Cztery osoby na rejestracji i przy pakietach, dwie kierują ruchem między salą a strefą wystawców.
Kongres, 400 do 1 500 osób 8 do 15 osób i koordynator Rejestracja na kilku stanowiskach, osoby przy wejściach do sal, obsługa odbiorników tłumaczenia, strefa prelegentów.

Do rejestracji przyjmujemy roboczo jedno stanowisko na około 150 osób przychodzących w ciągu godziny. To założenie do budżetu, a nie norma. Skaner kodów przyspiesza kolejkę, wydawanie ciężkich pakietów i wypisywanie faktur przy stanowisku ją spowalnia. Po porannym szczycie część zespołu z rejestracji przechodzi do sal, więc drugi dzień kongresu zwykle obsłużysz mniejszym składem.

Hostessy na konferencje: cztery policzone budżety

Kwoty dotyczą samej obsady, bez strojów z logo, dojazdu i cateringu dla zespołu. Dzień konferencji liczymy jako dziewięć godzin: godzina przed otwarciem rejestracji na ustawienie stanowisk i odprawę, potem osiem godzin wydarzenia.

Zlecenie Obsada Godziny Koszt netto
Śniadanie prasowe albo szkolenie dla 40 osób, pół dnia 1 hostessa 5 h po 35 do 55 zł 175 do 275 zł
Konferencja firmowa dla 120 osób, 1 dzień 2 hostessy 18 h po 35 do 55 zł 630 do 990 zł
Konferencja branżowa dla 300 osób ze strefą wystawców, 1 dzień 6 hostess, koordynator 54 h po 35 do 55 zł, 9 h po 70 do 120 zł 2 520 do 4 050 zł
Kongres międzynarodowy dla 1 200 osób, 2 dni 12 hostess (4 z językiem obcym), koordynator 144 h po 35 do 55 zł, 72 h po 45 do 75 zł, 18 h po 70 do 120 zł 9 540 do 15 480 zł

Najdroższy wiersz nie jest drogi przez stawkę, tylko przez liczbę godzin. Dwa dni po dwanaście osób to ponad 200 roboczogodzin, a cztery osoby z językiem obcym dokładają do rachunku mniej, niż się zwykle zakłada. Jeśli budżet się nie spina, najpierw sprawdź, czy drugiego dnia naprawdę potrzebujesz pełnej rejestracji, a dopiero potem negocjuj stawkę.

Obsada to zwykle kilka procent budżetu konferencji. Największą pozycją pozostaje miejsce, więc jeśli dopiero go szukasz, porównaj centra konferencyjne z salami na setki osób i od razu zapytaj obiekt, czy ma własną obsługę szatni. To jedna pozycja mniej w zamówieniu u agencji.

Czym zajmuje się hostessa na konferencji: osiem stanowisk

Zamawiaj ludzi na konkretne stanowiska, a nie „obsługę konferencji”. Dopiero wtedy dwie oferty liczą te same godziny.

  • Rejestracja i identyfikatory

    35 do 55 zł/h

    Szukanie nazwiska na liście albo skan kodu, wydanie identyfikatora i pakietu, kierowanie do szatni i sali. Najwięcej pracy w pierwszej godzinie.

  • Wejścia do sal i kierowanie ruchem

    35 do 55 zł/h

    Przy kilku sesjach równoległych ktoś musi stać tam, gdzie goście się gubią: przy schodach, windach i rozwidleniu korytarza.

  • Mikrofon w czasie pytań

    35 do 55 zł/h

    Jedna osoba na salę z pytaniami z widowni. Bez niej moderator czeka, aż mikrofon przejdzie przez pół sali, a nagranie ma dziury.

  • Scena: dyplomy, nagrody, kwiaty

    35 do 55 zł/h

    Wręczenia wymagają próby z prowadzącym. Zapisz ją w grafiku, bo inaczej odbywa się w przerwie, której nikt nie przewidział.

  • Prelegenci i strefa VIP

    45 do 75 zł/h

    Odbiór prelegentów, prowadzenie do pokoju mówców, pilnowanie, żeby prezentacja trafiła do realizatora przed sesją. Często z językiem obcym.

  • Odbiorniki tłumaczenia symultanicznego

    35 do 55 zł/h

    Wydawanie i odbieranie słuchawek za dokument albo kaucję. Bez osoby przy stoliku część sprzętu wyjeżdża z uczestnikami.

  • Szatnia

    35 do 55 zł/h

    Sprawdź najpierw umowę z obiektem. Wiele centrów konferencyjnych ma własną obsługę szatni i wtedy nie zamawiasz jej w agencji.

  • Koordynator zespołu

    70 do 120 zł/h

    Od czterech osób w górę. Trzyma grafik, przerwy i kontakt z organizatorem, żeby Ty nie zarządzał hostessami w dniu wydarzenia.

Jak zamówić hostessy na konferencję: pięć linijek briefu

Wyślij ten sam brief do trzech agencji. Jedna oferta pokazuje cenę jednej firmy, trzy pokazują rynek i od razu widać, kto pominął koordynatora albo godzinę na odprawę.

  1. 01 Liczba uczestników i godzina wejścia Ile osób i w jakim oknie czasu przychodzą. 300 osób w ciągu godziny to inna obsada niż 300 osób rozłożonych na cały dzień.
  2. 02 Plan obiektu i punkty obsługi Rejestracja, szatnia, sale, strefa wystawców, pokój prelegentów. Agencja policzy ludzi od punktów, a nie od metrów.
  3. 03 System rejestracji Lista w arkuszu, skaner kodów czy aplikacja organizatora. Dostęp testowy dzień wcześniej oszczędza pierwszą godzinę kolejki.
  4. 04 Języki i goście zagraniczni Które stanowiska muszą mówić po angielsku albo niemiecku. Język podnosi stawkę tylko na tych stanowiskach, nie w całym zespole.
  5. 05 Grafik z próbą Godzina przed otwarciem rejestracji na ustawienie stanowisk i odprawę, próba wręczeń, godzina zamknięcia i stawka za nadgodzinę.

Agencja hostess, obsługa w pakiecie czy własny zespół

Agencja hostess nie zawsze jest właściwą odpowiedzią. Poniżej to samo zestawienie, które robi się przed decyzją, łącznie z sytuacjami, w których wygrywa inna droga.

Kryterium Agencja hostess Pakiet obiektu lub agencji eventowej Własni pracownicy
Kto dobiera i szkoli ludzi Agencja, z własnej bazy, z odprawą dzień wcześniej Obiekt albo agencja eventowa, z podwykonawcy Twój dział, w godzinach, które mogą oddać
Zastępstwo przy chorobie Obowiązek agencji, zwykle w umowie Zależy od podwykonawcy, dopytaj Brak, luka w grafiku
Koszt Stawka godzinowa na fakturze, widoczna w ofercie Często ukryty w pakiecie z marżą organizatora Pozornie zero, realnie dzień pracy kilku osób
Kiedy wygrywa Od 100 uczestników, goście zagraniczni, kilka sal Pełna organizacja z techniką, jeden kontrakt na wszystko Szkolenie wewnętrzne do 40 osób, sami swoi na liście

Pakiet od agencji eventowej ma sens, gdy kupujesz całość: salę, technikę, catering i ludzi w jednym kontrakcie. Gdy technikę i salę masz już zamówione, osobne zamówienie u agencji hostess zwykle wychodzi taniej i daje wgląd w to, ile osób naprawdę stoi przy stanowiskach. Jak język obcy zmienia budżet kongresu z gośćmi z zagranicy, policzyliśmy we wpisie o hostessach na kongres w ICE Kraków.

Prowadzisz agencję hostess, która obsługuje konferencje?

Tę stronę czyta organizator, który ma salę i listę uczestników, a teraz liczy obsadę. To moment tuż przed wysłaniem zapytania do agencji.

Profil w katalogu stawia Twoją agencję przy tych zapytaniach, w Twoim mieście i w Twoim segmencie. Pakiety i ceny netto opisuje cennik widoczności.

Widoczność przy zapytaniach

Przejmij istniejący profil albo zgłoś agencję, jeśli jeszcze jej u nas nie ma. Sprawdzamy stronę WWW i zgodność danych.

Najczęstsze pytania o hostessy na konferencje

Godzina pracy hostessy na konferencji kosztuje w wycenie agencji zwykle od 35 do 55 zł netto przy rejestracji, salach i szatni oraz od 45 do 75 zł z językiem obcym. Pełny dzień konferencji to około 9 godzin, czyli od 315 do 495 zł za osobę. Koordynator zespołu kosztuje od 70 do 120 zł za godzinę.

Przy konferencji do 150 osób zwykle wystarczą dwie hostessy, przy konferencji branżowej na 300 osób ze strefą wystawców cztery do sześciu, a przy kongresie około jednej osoby na 100 uczestników. Liczbę wyznacza poranny szczyt rejestracji i liczba punktów, przez które przechodzi gość, a nie sama lista uczestników.

Hostessa na konferencji rejestruje uczestników, wydaje identyfikatory i pakiety, kieruje gości do sal i szatni, podaje mikrofon w czasie pytań z widowni i pomaga przy wręczeniach na scenie. Przy większych wydarzeniach obsługuje też prelegentów, strefę VIP i wydawanie odbiorników tłumaczenia symultanicznego.

Do budżetu przyjmij roboczo jedno stanowisko na około 150 osób przychodzących w ciągu godziny, z jedną albo dwiema osobami przy każdym. Przy 600 uczestnikach w porannym oknie to cztery stanowiska. To założenie, nie norma: przy skanowaniu kodów tempo rośnie, przy wydawaniu ciężkich pakietów spada.

Tylko na stanowiskach, do których podchodzą goście zagraniczni: rejestracja międzynarodowa, prelegenci, strefa VIP. Język podnosi stawkę tych osób o kilkanaście do dwudziestu kilku złotych za godzinę, więc nie ma sensu płacić za niego w całym zespole. Poproś o krótką rozmowę wideo z osobą przypisaną do stanowiska.

Trzy do czterech tygodni przed terminem przy zwykłej konferencji, a przy kongresie z językami obcymi i zespołem powyżej ośmiu osób sześć tygodni. W tygodniach dużych targów i kongresów w tym samym mieście dostępna kadra kończy się szybko, więc wcześniejsze zapytanie to lepszy wybór ludzi, nie tylko pewność terminu.

Najczęściej w elegancki strój biznesowy we własnym zakresie, w kolorystyce uzgodnionej z organizatorem, co mieści się w stawce. Strój z logo konferencji, apaszki albo marynarki w barwach wydarzenia to osobna pozycja: podaj agencji rozmiary i termin dostawy co najmniej tydzień wcześniej.

Tak, jeśli dostaną dostęp i krótkie szkolenie przed wydarzeniem. Obsługa skanera kodów, wyszukiwarki w aplikacji organizatora albo drukarki identyfikatorów to standard na konferencjach. Zapisz w briefie, jaki system stosujesz, i umów test dzień wcześniej, a nie rano przy otwarciu drzwi.

Powiązane strony

Sprawdź, do której agencji naprawdę pasujesz

Narzędzie liczy dopasowanie na miejscu, bez zapisu i bez konta. Wynik dostajesz w całości.

Sprawdź dopasowanie