Przejdź do treści

Hostessy na galę i event firmowy: cena, ile hostess na galę i obsługa gości

Obsada liczona według przebiegu wieczoru, od przyjazdu gości po szatnię na koniec, cztery policzone budżety i brief dla agencji.

Krótka odpowiedź

Hostessa na galę kosztuje w wycenie agencji od 40 do 60 zł netto za godzinę przy powitaniu, szatni i prowadzeniu do stołów oraz od 50 do 80 zł na scenie i w strefie VIP. Gala nagród dla 300 gości to zwykle cztery hostessy, dwie asystentki sceniczne i koordynator, czyli od 2 390 do 3 760 zł za wieczór. Obsadę wyznaczają dwa szczyty: przyjazd gości i wyjście przez szatnię.

Zobacz agencje hostess Stawki według typu wydarzenia

Jesteśmy katalogiem branżowym, nie agencją. Nie pośredniczymy w zleceniach i nie pobieramy prowizji od wyceny, którą dostaniesz.

Ile hostess na galę: obsada według przebiegu wieczoru

Na gali nie ma stoiska, więc obsady nie liczy się od metrów. Liczy się ją od momentów, w których goście przechodzą przez te same punkty w tym samym czasie. Takich momentów jest pięć, a dwa z nich wyznaczają liczbę ludzi.

  1. 01 2 h przed wejściem Próba i ustawienie punktów Odprawa z koordynatorem, przejście trasy gościa, próba wręczeń z prowadzącym. To płatne godziny i powinny stać w ofercie osobno.
  2. 02 Pierwsze 45 minut Przyjazd gości Pierwszy szczyt: lista, identyfikatory albo zaproszenia, szatnia, ścianka do zdjęć. Tu pracuje najwięcej osób naraz.
  3. 03 Kolacja Prowadzenie do stołów Przy planie miejsc hostessa z listą prowadzi każdego gościa do stołu. Bez planu miejsc wystarczą dwie osoby przy wejściu na salę.
  4. 04 Część oficjalna Scena i wręczenia Asystentki sceniczne podają statuetki i dyplomy w kolejności z listy, wprowadzają laureatów, pilnują, żeby nikt nie wszedł na scenę za wcześnie.
  5. 05 Ostatnie 30 minut Wyjście i szatnia Drugi szczyt, o którym się zapomina. Wszyscy wychodzą w tym samym kwadransie, a szatnia wydaje płaszcze wolniej, niż je przyjmowała.

Przy przyjeździe gości przyjmujemy roboczo jedno stanowisko z listą na około 150 osób, które docierają w ciągu godziny. To założenie do budżetu, a nie norma: zaproszenia z kodem przyspieszają kolejkę, wydawanie kart stołów i upominków ją spowalnia. Po pierwszym szczycie ludzie z powitania przechodzą do sali albo na scenę, więc nie płacisz za bezczynne stanowiska przez cały wieczór.

Szatnię planuj pod koniec, nie pod początek. Goście przyjeżdżają przez 45 minut, a wychodzą w 15, zaraz po ostatnim punkcie programu. Jedna dodatkowa godzina dwóch osób w szatni kosztuje od 80 do 120 zł i oszczędza trzysta osób stojących w płaszczach w kolejce, co jest ostatnim wrażeniem, z jakim wychodzą z Twojej gali.

Hostessy na galę: cztery policzone budżety

Kwoty dotyczą samej obsady, bez strojów z wypożyczalni, dojazdu i powrotu zespołu. Wieczór liczymy jako siedem godzin: dwie przed wejściem gości na próbę i ustawienie punktów, pięć w czasie wydarzenia. Osoby w szatni pracują godzinę dłużej, do wyjścia ostatnich gości.

Wydarzenie Obsada Godziny Koszt netto
Jubileusz firmy dla 120 gości w restauracji lub hotelu 2 hostessy (powitanie z listą, szatnia) 15 h po 40 do 60 zł 600 do 900 zł
Bal charytatywny dla 250 gości z aukcją 3 hostessy, 2 asystentki aukcji 23 h po 40 do 60 zł, 14 h po 50 do 80 zł 1 620 do 2 500 zł
Gala nagród branżowych dla 300 gości 4 hostessy, 2 asystentki sceniczne, koordynator 30 h po 40 do 60 zł, 14 h po 50 do 80 zł, 7 h po 70 do 120 zł 2 390 do 3 760 zł
Gala firmowa dla 600 gości z planem stołów i strefą VIP 10 hostess, 2 osoby VIP i scena, koordynator 73 h po 40 do 60 zł, 14 h po 50 do 80 zł, 7 h po 70 do 120 zł 4 110 do 6 340 zł

Bal charytatywny wychodzi drożej niż jubileusz, choć gości jest tylko dwa razy więcej. Różnicę robią dwie asystentki aukcji, które pracują w stawce scenicznej, bo prowadzą licytację razem z konferansjerem. Przy aukcji z kilkunastoma przedmiotami to dobrze wydane pieniądze: każda zgubiona deklaracja od stołu to konkretna kwota, która nie trafi na cel zbiórki.

Obsada to zwykle niewielka część budżetu gali. Największe pozycje to sala, menu i oprawa. Jeśli część artystyczną dopiero planujesz, wokalistkę, zespół taneczny albo DJ-a na wieczór zamawia się osobno, na przykład przez agencję artystyczną z występami na eventy firmowe, a hostessy w czasie występu sprowadzają gości z powrotem na miejsca.

Czym zajmują się hostessy na gali: osiem stanowisk ze stawkami

Zamawiaj ludzi na konkretne stanowiska, a nie „obsługę gali”. Dopiero wtedy dwie oferty liczą te same godziny i widać, kto pominął szatnię na koniec albo próbę na scenie.

  • Powitanie i lista gości

    40 do 60 zł/h

    Sprawdzenie nazwiska, wydanie identyfikatora albo karty stołu, wskazanie szatni. Przy 300 gościach dwa stanowiska, przy 600 cztery.

  • Szatnia

    40 do 60 zł/h

    Jesienią i zimą co najmniej dwie osoby na 300 gości. Najpierw sprawdź umowę z obiektem, bo wiele hoteli ma własną szatnię w cenie sali.

  • Prowadzenie do stołów

    40 do 60 zł/h

    Tylko przy planie miejsc. Jedna osoba na mniej więcej 150 gości, z wydrukowanym planem sali i numerami stołów.

  • Asystentka sceniczna

    50 do 80 zł/h

    Wręczenia statuetek, dyplomów i kwiatów. Wymaga próby z prowadzącym i listy laureatów w kolejności wyczytywania.

  • Strefa VIP i goście specjalni

    50 do 80 zł/h

    Odbiór gości z listy VIP przy podjeździe, prowadzenie do loży, kontakt z ochroną. Często z językiem obcym.

  • Asystentka aukcji

    50 do 80 zł/h

    Na balu charytatywnym: prezentacja przedmiotów, zbieranie deklaracji od stołów, przekazywanie wyników licytacji prowadzącemu.

  • Ścianka i zdjęcia

    40 do 60 zł/h

    Ustawianie gości do zdjęć z partnerami gali i pilnowanie kolejki, żeby fotograf nie tracił czasu na organizowanie ludzi.

  • Koordynator zespołu

    70 do 120 zł/h

    Od pięciu osób w górę. Trzyma grafik, przesuwa ludzi między punktami po szczycie i jest jedynym kontaktem dla organizatora.

Hostessa, kelner obiektu czy agencja artystyczna: kto co robi na gali

Trzy zespoły na jednej sali, trzy różne faktury. Większość wpadek na galach bierze się z tego, że każdy zakłada, że daną rzecz zrobi ktoś inny.

Kryterium Hostessy z agencji Kelnerzy obiektu Artyści
Co robi Powitanie, lista, szatnia, prowadzenie do stołów, scena, VIP Podaje do stołów, sprząta, obsługuje bar Występ, oprawa muzyczna, pokaz w przerwie
Kto płaci Organizator gali, stawka godzinowa na fakturze Zwykle w cenie menu albo pakietu sali Organizator, stawka za występ
Najczęstszy błąd Brak osoby przy szatni na koniec wieczoru Oczekiwanie, że kelner poprowadzi gości do stołów Brak osoby, która sprowadzi gości z powrotem na miejsca

Hostessa nie podaje do stołów i nie należy tego od niej oczekiwać. Jeśli obiekt nie ma własnej obsługi kelnerskiej, zamawiasz ją osobno. Hostessy natomiast zdejmują z gospodarza wszystko, co dzieje się między wejściem gościa a jego miejscem przy stole, i to jest ta część wieczoru, którą goście pamiętają najdłużej.

Gala w dużej hali widowiskowej ma inną logistykę niż bankiet w hotelu. Jak policzyć obsadę dla 600 gości przy kilku wejściach, pokazaliśmy na przykładzie gali w Atlas Arenie w Łodzi, a obsadę dziennych wydarzeń z rejestracją i salami na stronie hostessy na konferencje.

Jak zamówić hostessy na galę: pięć linijek briefu

Wyślij ten sam brief do trzech agencji. Jedna oferta pokazuje cenę jednej firmy, trzy pokazują rynek i od razu widać, kto doliczył powrót po północy, a kto zostawił go na fakturę.

  1. 01 Liczba gości i godzina wejścia Ile osób i w jakim oknie czasu przyjeżdżają. 300 gości w ciągu 45 minut to inna obsada niż ten sam tłum rozłożony na półtorej godziny.
  2. 02 Scenariusz wieczoru Godzina kolacji, części oficjalnej, wręczeń i zakończenia. Agencja przesunie ludzi z powitania na scenę, jeśli zobaczy, kiedy to się dzieje.
  3. 03 Plan sali i plan stołów Czy goście mają przypisane miejsca, gdzie jest szatnia, scena i strefa VIP. Bez planu stołów nie płacisz za prowadzenie do nich.
  4. 04 Strój i dress code Suknie wieczorowe, czarne garnitury czy stroje w barwach partnera. Strój z wypożyczalni albo szyty na miarę to osobna pozycja w wycenie.
  5. 05 Godzina zakończenia i powrót Stawka za każdą godzinę po grafiku i kto płaci za powrót zespołu po północy. Ustalone z góry kosztuje mniej niż ustalane o pierwszej w nocy.

Brief wysyłaj do agencji, które same wskazują gale i eventy firmowe jako swój segment, najlepiej z Twojego miasta, bo powrót zespołu po północy to przy agencji spoza miasta nocleg albo taksówki. Znajdziesz je w katalogu agencji hostess, z filtrem po mieście, na przykład agencje w Warszawie albo w Krakowie.

Prowadzisz agencję hostess, która obsługuje gale?

Tę stronę czyta organizator, który ma salę, listę gości i scenariusz wieczoru, a teraz liczy obsadę. To moment tuż przed wysłaniem zapytania do agencji.

Profil w katalogu stawia Twoją agencję przy tych zapytaniach, w Twoim mieście i w Twoim segmencie. Pakiety i ceny netto opisuje cennik widoczności.

Widoczność przy zapytaniach

Przejmij istniejący profil albo zgłoś agencję, jeśli jeszcze jej u nas nie ma. Sprawdzamy stronę WWW i zgodność danych.

Najczęstsze pytania o hostessy na galę

Godzina pracy hostessy na gali kosztuje w wycenie agencji zwykle od 40 do 60 zł netto przy powitaniu, szatni i prowadzeniu do stołów oraz od 50 do 80 zł przy scenie, strefie VIP i aukcji. Wieczór gali to około siedmiu godzin, czyli od 280 do 420 zł za osobę. Koordynator kosztuje od 70 do 120 zł za godzinę.

Na jubileusz dla 120 gości wystarczą dwie hostessy, na galę nagród dla 300 gości zwykle cztery plus dwie asystentki sceniczne i koordynator, a na galę dla 600 gości z planem stołów około dziesięciu hostess. Liczbę wyznacza pierwsze 45 minut przyjazdu gości i ostatnie 30 minut przy szatni, a nie sama lista.

Hostessy na gali witają gości i sprawdzają listę, obsługują szatnię, prowadzą do stołów według planu miejsc, pomagają przy ściance do zdjęć, a w części oficjalnej podają statuetki i dyplomy na scenie. Na balu charytatywnym prezentują przedmioty na aukcji i zbierają deklaracje od stołów. Nie podają do stołów, to zadanie kelnerów.

Bo praca jest wieczorna, często kończy się po północy, wymaga stroju wieczorowego i próby z prowadzącym. Stawka na gali zaczyna się zwykle od 40 zł netto za godzinę, a nie od 35 zł jak przy obsłudze stoiska. Na rachunek bardziej niż stawka wpływają jednak nadgodziny i powrót zespołu nocą.

Najczęściej w długą suknię wieczorową albo elegancką czarną sukienkę we własnym zakresie, co zwykle mieści się w stawce, a host w czarnym garniturze. Suknie w jednym kolorze, stroje z wypożyczalni albo w barwach partnera gali to osobna pozycja. Podaj agencji rozmiary i dress code co najmniej dwa tygodnie przed galą.

Trzy do czterech tygodni przed terminem, a w listopadzie i grudniu, kiedy firmy robią gale na koniec roku, nawet sześć tygodni. W sezonie świątecznym ta sama kadra obsługuje kilka wydarzeń w tygodniu, więc wcześniejsze zapytanie daje wybór ludzi z doświadczeniem na scenie, nie tylko pewność terminu.

Tak. Bankiet, jubileusz firmy, spotkanie świąteczne i wieczór dla klientów liczy się tak samo jak galę: od liczby gości, szczytu przyjazdu i punktów, przez które przechodzą. Przy mniejszym evencie firmowym bez sceny i planu stołów często wystarczają dwie osoby na powitaniu i w szatni.

Organizator, według stawki za godzinę ponad grafik zapisanej w zamówieniu. Większość agencji liczy każdą rozpoczętą godzinę po grafiku, część z dopłatą po północy. Zapisz w zamówieniu stawkę za nadgodzinę i to, kto decyduje o przedłużeniu, bo inaczej rachunek poznasz dopiero z faktury.

Powiązane strony

Sprawdź, do której agencji naprawdę pasujesz

Narzędzie liczy dopasowanie na miejscu, bez zapisu i bez konta. Wynik dostajesz w całości.

Sprawdź dopasowanie